Avantages de la gestion électronique des documents pour optimiser votre workflow

3 avril 2023

Nous vivons à l'ère de la transformation digitale et les entreprises sont en quête de solutions pour optimiser leurs flux de travail. La gestion électronique des documents (GED) est une solution puissante qui peut aider les entreprises à réduire les coûts, améliorer l’organisation et accroître la satisfaction client. Cet article explorera comment exploiter ces avantages afin d'améliorer votre workflow grâce à la GED.

 

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Les enjeux de la gestion électronique des documents (GED)

La gestion électronique des documents, appelée aussi GED, est un système informatique de gestion des documents numériques. Il permet de numériser les documents papier et de dématérialiser tous les processus métier associés.

Dans le contexte actuel caractérisé par une transformation digitale croissante, les entreprises se voient confrontées à plusieurs défis : stocker et organiser efficacement leurs fichiers numériques, assurer une flexibilité accrue lors de la recherche de contenu et améliorer la satisfaction client.

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L'utilisation d'un logiciel de GED fournit aux entreprises une solution intégrée, fiable et sûre pour archiver et traiter leurs données informatiques. Avec un tel outil, les entreprises peuvent non seulement réduire leurs coûts et leur temps de travail liés à la gestion des documents papier, mais aussi améliorer leur organisation interne et garantir une qualité constante du service à leurs clients.

Les défis de la transformation digitale pour les entreprises

Les organisations doivent faire face à plusieurs nouveaux défis tels que le stockage et l'archivage des données numériques, l’accès à distance au contenu partagé et l’intégration des processus métiers à travers divers canaux.

Une solution complète et robuste est nécessaire pour garantir un traitement rapide et efficace des données sans risque d'endommager ou perdre les informations. Cette solution doit inclure également des fonctionnalités avancées telles que l'indexation et la classification afin de faciliter la recherche sur mesure.

Les avantages de la dématérialisation des processus métiers avec un système GED

La numérisation des processus métiers, grâce à un logiciel GED, offre aux organisations une plus grande visibilité sur vos données. Ce qui permet notamment de simplifier considérablement l'organisation interne en fusionnant les systèmes existants vers un système unique.

Les fonctionnalités essentielles d'un logiciel de GED

Selon les besoins et le type de document à gérer, il est important de choisir un système GED qui répond précisément aux attentes des entreprises en matière de stockage, d'archivage et de recherche.

Le stockage, l'archivage et la recherche de contenu

Avec une solution GED robuste, les entreprises peuvent stocker facilement leurs documents numériques sur un serveur centralisé, tout en offrant un accès simple et rapide aux utilisateurs autorisés.

Le système doit également permettre aux entreprises de sauvegarder automatiquement leurs données sur un serveur sécurisé afin qu'elles soient toujours disponibles quand elles en ont besoin. Une application Web hautement intuitive intégrée au logiciel permet également aux utilisateurs de rechercher rapidement un document spécifique parmi des milliers de fichiers.

L'indexation et la classification pour faciliter la gestion des données

La mise en place d'un système GED intelligent aide les organisations à indexer intelligemment leurs documents pour mieux les classer. En effet, cela leur permettra non seulement d'accélérer considérablement le processus de recherche, mais aussi d'améliorer le contrôle qualité interne et externe.

Les fonctionnalités de facturation, logistique, comptabilité et CRM

Une application intégrée, reliée à différents systèmes informatiques externes tels que la facturation ou la logistique, permet aux entreprises d'automatiser certaines tâches chronophages telles que la création et l'envoi des factures clients ou encore l'impression des bons de livraison.

Unsystème GED avancé dispose également d'une solution intégrée permettant aux entreprises d’accroître le niveau de service à leurs clients : suivi des commandes en temps réel, envoi automatisé des factures et des rappels clients, etc. Ce qui permet aux entreprises d’améliorer considérablement leur efficacité opérationnelle et leur productivité.

Les bénéfices concrets de la mise en place d'une solution de GED

La réduction des coûts et du temps liés à la gestion des documents papier

Une solution GED leur permet d’automatiser les processus manuels, ce qui se traduit par une nette diminution des coûts et du temps consacré à la gestion manuelle des documents.

Cette automatisation signifie également que les employés peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes, ce qui améliore leurs performances en offrant une meilleure productivité et une réduction significative des erreurs humaines.

L'amélioration de l'organisation et de l'efficacité au sein de l'entreprise

La mise en place d'un système GED améliore considérablement la qualité et la coordination des services entre départements ou territoires. Toutes les informations pertinentes sont stockées dans un seul emplacement centralisé afin que chaque service puisse y accéder facilement et rapidement.

L’accès à distance, disponible sur n’importe quel appareil connecté, simplifie grandement la collaboration interne et externe car les documents partagés peuvent être consultés en toute sécurité sans avoir besoin de se déplacer.

L'impact positif sur la satisfaction client et la qualité de service

Les clients bénéficient non seulement d’un meilleur suivi de leurs commandes, mais aussi d’un service personnalisé grâce à l’utilisation des outils CRM intégrés au système. Les entreprises peuvent ainsi fournir une assistance rapide et efficace aux clients tout au long du processus.

De plus, un système GED améliorera également la visibilité globale, ce qui est particulièrement important pour les entreprises travaillant avec des fournisseurs internationaux. En effet, cela leur permettra non seulement de mieux comprendre leurs clients, mais aussi d'identifier plus rapidement les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent critiques.